Email pemberitahuan sesi University Information Day dari tim AAI

Tepat di tanggal 7 Maret 2022, saya mulai join sesi University Information Day melalui link zoom yang sudah diinfokan oleh tim AAI sebelumnya. Antara excited dan penasaran sih, karena ini pertama kalinya saya ikut Info Day secara daring, hehe.. Jadi untuk mengoptimalkan sesi tanya jawab awardee dengan perwakilan kampus, Info Day kemudian dibagi menjadi 2 sesi, yaitu sesi pagi dan siang, dimana masing-masing sesi sudah ada daftar universitas yang akan hadir. Oleh sebab itu memang harus dicek, kira-kira kampus yang kita tuju ada di daftar sesi pagi atau siang, atau mungkin di kedua sesi tersebut.

Pilihan kampus saya kebetulan ada di kedua sesi, jadi mau gak mau saya harus ikut dari pagi hingga siang. Gak masalah sih, justru ketika udah selesai, rasanya masih kurang lama ngobrol sama perwakilan kampus, haha.. Sekitar pukul 09.00 WIB saya masuk ke zoom meeting. Sebenarnya tampilan yang ada sama dengan zoom meeting pada umumnya. Di dalam zoom tersebut terdapat tim AAI yang hadir sebagai operator dan moderator, perwakilan universitas di Australia, dan para awardee (Intake 2021 PDT 4.5 months dan Intake 2022 PDT 9 weeks). Tim AAI selaku operator selanjutnya akan memasukkan awardee ke breakout room sesuai dengan pilihan kampusnya masing-masing. Sebenarnya per sesi konsultasi dengan pihak kampus, dibatasi sekitar 15-20 menit per orang, namun terkadang ada yang lebih lama dari perkiraan, sehingga mengakibatkan adanya antrian. Jika ada awardee yang masih ingin bertanya namun belum mendapat kesempatan atau waktu tambahan, maka awardee dapat lanjut bertanya melalui email ke masing-masing perwakilan kampus. O iya, di dalam Info Day ini juga ada sesi tambahan seperti sesi konsultasi dengan Help Desk AAI jika ada yang ingin ditanyakan ke tim AAI, dan juga sharing session dengan alumni beasiswa AAS. 

Info Day kelar, lanjut ke sesi konsultasi dengan Australian Academic Advisor, biasanya dilaksanakan selang 1-2 hari setelahnya. Kalau sebelum Info Day, fokus sesi konsultasi dengan Academic Advisor lebih ke sistem pendidikan kampus di Australia secara umum, nah yang diadakan setelah Info Day ini agak berbeda. Pada sesi ini, awardee diminta menyampaikan hasil ngobrol dengan perwakilan universitas dan kemungkinan course final preferences yang akan dipilih nanti. Di sesi ini, Academic Advisor akan memberikan masukan dan arahan, apakah pilihan awardee sudah oke atau sudah sesuai dengan tujuan awal di aplikasi beasiswa. Jika ada yang perlu dipertimbangkan kembali, awardee masih punya waktu beberapa hari sebelum submit course final preferences ke tim AAI nantinya.

On-University Placement Process

Inilah saat yang paling ditunggu-tunggu, yaitu proses placement kampus untuk para awardee beasiswa AAS. Mungkin banyak yang bertanya-tanya, buat pilih jurusan dan kampus aja, kenapa banyak rangkaian kegiatan dan sesi konsultasi yang harus dijalani oleh awardee ya? 😄

Tim AAI selalu mengingatkan, jika dalam pemilihan jurusan dan kampus, awardee harus benar-benar serius, melakukan riset mendalam, dan memastikan eligibilitas awardee untuk daftar di jurusan kampus tersebut. Selain itu penting juga bagi para awardee memahami setiap mata kuliah maupun jenis assignment yang akan dikerjakan nantinya selama kuliah. Jadi jangan sampai, ketika sudah submit final preference, sudah diproses aplikasinya oleh tim AAI ke kampus dan dapat LoA, nanti tiba-tiba awardee minta pindah jurusan atau pindah kampus. Atau yang lebih parah lagi, misalkan ada yang sudah mulai masuk kuliah, kemudian merasa kuliahnya terlalu berat, jadinya di tengah-tengah proses perkuliahan, minta pindah ke kampus lain yang dirasa lebih mudah untuk dijalani. Concern tim AAI dalam proses pemilihan jurusan dan kampus ini menurut saya sekaligus menunjukkan keseriusan tim beasiswa AAS dalam menyediakan pendidikan yang terbaik bagi para awardee. 

Proses pindah kampus dan jurusan sebelum awardee berangkat ke Australia, sebenarnya masih memungkinkan untuk dilakukan. Karena pada dasarnya awardee diminta submit 2 course final preferences, yaitu pilihan pertama dan kedua. Proses aplikasi akan dilaksanakan pada pilihan pertama dahulu, jika tidak diterima oleh pilihan pertama, baru mulai proses pilihan kedua. Namun menurut saya, lebih baik awardee benar-benar memastikan bahwa pilihan pertama itu sesuai dengan kebutuhannya dan awardee memang eligible untuk mendaftar. Karena jika kita diterima di pilihan pertama, tetapi merasa kurang cocok, kemudian minta diproses ke pilihan kedua, maka administrasi yang harus dilalui juga akan semakin panjang. Bagi awardee yang ingin segera berangkat, tentu hal ini sangat tidak direkomendasikan. Khususnya buat saya yang udah ngalamin penundaan keberangkatan karena faktor border Australia yang ditutup selama pandemi, serem aja kalau harus sampai deffer lagi ke semester selanjutnya 😬. Tapi apabila tidak keberatan dengan konsekuensi yang akan dihadapi, sebenarnya juga gak masalah, hehe..

Email pemberitahuan terkait submit final preferences dari tim AAI

Well, intinya kalau udah yakin dengan pilihan pertama dan kedua, awardee bisa mulai mengisi data secara online sesuai link yang dikirimkan oleh tim AAI. Study Preferences Form ini biasanya berisi data AAS ID Number (bisa dilihat di email penerimaan beasiswa AAS), Nama Lengkap, Email, Tanggal Lahir, Level of Study (Master atau PhD), Cricos Code, Course Name, University Name, Alasan memilih jurusan dan kampus pilihan pertama serta pilihan kedua. Data-data yang sudah disubmit nantinya akan direview terlebih dahulu oleh tim AAI untuk disesuaikan dengan essay, Priority Development Areas, dan Priority Field of Study yang sudah awardee masukkan ke aplikasi beasiswa AAS di Oasis dan Cognito Form dulu. Jika dari tim AAI sudah oke, maka akan dilanjutkan untuk entry data ke Oasis dan mulai proses pendaftaran kampus. Namun jika ternyata data yang perlu dikonfirmasi kembali atau ada justifikasi tambahan, maka tim AAI akan menghubungi awardee terlebih dahulu. 

Lama proses pendaftaran kampus yaitu sekitar 15 hari kerja untuk jenjang Master, dan 35 hari kerja untuk jenjang PhD. Hasil yang akan diterima oleh awardee via email nantinya bukan berupa LoA biasa seperti kita daftar kampus lewat jalur reguler. Namun lebih berupa email pemberitahuan dari tim AAI bahwa aplikasi kita ke kampus adalah Successful (Conditional/Unconditional) atau Failed. Apabila status aplikasi Successful, selanjutnya awardee akan diminta konfirmasi menerima offer yang sudah dikirimkan untuk selanjutnya diproses pembuatan DFAT Contract. Hal ini akan berbeda dengan yang menerima status Failed, karena brarti awardee harus lanjut proses pendaftaran ke pilihan kedua terlebih dahulu. O iya, bagi yang statusnya Successful Conditional, biasanya dikarenakan nilai IELTS belum memenuhi syarat minimal jurusan dan kampus atau mungkin ada dokumen yang belum lengkap, sehingga awardee masih perlu melengkapi syarat yang ada untuk bisa mengubah status menjadi Unconditional. 

Post-University Placement Process

Jika university placement process sudah selesai dan awardee telah mendapatkan Unconditional Offer, well done! Selanjutnya awardee tinggal mempersiapkan proses tanda tangan DFAT Contract dan pengurusan visa. Untuk awardee yang berlatar belakang sebagai ASN, maka masih ada tahapan tambahan seperti pengurusan Surat Tugas Belajar, Paspor Dinas, dan Exit Permit Setneg. 

-&-

So far, mungkin proses yang harus dilalui dalam tahapan University Placement Process ini memang cukup panjang. Perkiraan total waktu yang dibutuhkan rata-rata adalah 1 bulan. Tepat di tanggal 1 Maret 2022 saya dapat info terkait University Information Day dan sesi konsultasi dengan Australian Academic Advisor, kemudian tanggal 7 April 2022 saya dapat email Unconditional Offer dari kampus yang dikirimkan oleh tim AAI. Apresiasi tertinggi juga saya sampaikan kepada tim AAI yang sudah sangat membantu dalam University Placement Process ini, sehingga saya sebagai awardee bisa melewati tahapan-tahapan yang ada dengan baik dan lancar, alhamdulillah 😊. Apalagi di masa pandemi seperti sekarang, dimana segala sesuatu tidak mudah untuk dilakukan, but we finally did it!